采购进度控制制度

第1章 总则

第1条 目的

为有效控制采购进度，保证物资供应，掌握采购时间，降低采购成本，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于采购询价、采购订购、采购订单、采购交期等整个采购作业环节的进度控制工作。

第3条 权责划分

采购部为采购进度控制的归口管理部门，质量部、技术部、财务部、运输部、生产部应尽职尽责地配合采购部执行具体采购进度控制工作。

第2章 采购进度事前控制

第4条 确定采购作业期限

采购部根据采购物资的重要程度、采购难易程度等因素确定采购作业期限。

1．与生产计划、销售计划关系密切的物资，采购部应综合公司使用物资时间、供应商生产订单时间、物资检验入库时间等因素，确定采购作业期限。

2．一般性物资，在不影响请购部门使用的前提下，采购部可自行决定采购进度。

（1）低值易耗办公用品在请购后的七个工作日内完成采购。

（2）劳保用品在该用品的发放周期内完成采购。

第5条 确定交货期限

1．采购部在与供应商进行采购谈判时，应了解供应商的生产设备利用情况，请供应商提交生产进度计划及供货计划，预计供应商准备、运输、检验等作业所需的时间。

2．采购部在进行采购洽谈时，应与供应商达成交期违约共识，并在采购合同中得以体现。

第6条 确定运输期限

1．采购部在签订采购合同前，应与供应商确定合理的运输方式，合理规划运输事宜，保证物资按时交付。

2．具体的运输规划措施包括以下四项。

根据运输方式的适用情况，结合运送物资特点，选择使用的运输方式

当单一运输方式无法满足运输需求时，采购部应要求供应商将多种运输方式相结合

确定由本公司负责运输、供应商负责运输还是采取外包运输的方式

采购部应做好运输投保或监督投保等工作，在规定时间内落实运输保险

第3章 采购进度事中控制

第7条 确定采购进度控制点

采购部应对采购询价谈判过程、订货执行过程、采购交货过程和采购入库过程的进度进行控制。

第8条 采购订单跟踪

1．采购部控制采购询价谈判时间，保证以最短的时间完成询价谈判。

2．采购部应跟踪供应商生产过程，加强订单跟踪工作，了解供应商的生产效率或生产进度。

（1）如发生生产交期或生产数量变更，采购部应及时通知供应商。

（2）为减少损失，生产部、质量部应尽量避免下达订单后的规格变更。

第9条 掌握供应商备货进度

1．采购部应及时与供应商沟通，采用直接跟踪、电话跟踪、网络跟踪等方式，了解供应商备货进度，避免出现交期延误或交期提前。

2．采购部一旦发现供应商的备货进度可能影响正常交货，应及时上报采购经理，采取相应措施，消除进度异常隐患。

3．如供应商需要支援，采购部应与技术部、质量部、生产部沟通，为其提供适当的技术、模具和材料支援。

第10条 采购进度记录

1．采购部填写“采购进度控制表”，对采购进度进行控制。

2．采购部应对询价谈判过程花费的时间、订购执行时间和交货时间进行记录。

第11条 采购物流进度控制

1．采购部选择正确的采购物流方式。

（1）大宗物资或长运输运物资可选择铁路运输和水路运输的方式。

（2）急需物资或短距离运输可选择汽车运输的方式

（3）长距离运输或少量、急需物资可适用航空运输的方式。

2．采购部在确定物流方式后，与运输部确定最佳运输路线，节省运输时间和运输费用。

3．采购部根据服务质量、信用水平等标准选择承运商，保证物资能够安全、准时交付。

第12条 验收、入库进度控制

1．采购部和质量部在对物资进行质量检验、办理入库时，应在保证质量的前提下，简化检验步骤、简化入库手续。

2．采购部对优秀供应商实施免检处理，减少验收入库时间。

第4章 采购进度异常处理

第13条 分析采购进度异常原因

采购部根据“采购进度控制表”，分析采购进度延误的原因及延误事项。

第14条 拟定采购进度异常处理方案

采购部根据采购进度异常原因，明确采购进度延误责任部门或责任人，拟定采购进度异常处理方案，经采购经理审核、总经理（或其授权的管理者代表）审批后实施。

1．由于供应商原因导致的采购进度异常，供应商根据采购合同的约定承担相应责任。

2．由于本公司运输部或承运商造成的采购进度异常，运输部或承运商承担相应责任，采购部及时与投保公司联系，办理理赔事宜。

3．采购部、生产部、质量部的原因造成采购作业环节进度异常的，由相应责任人负责赔偿。

第15条 方案执行情况监督

采购部监督采购进度异常责任主体对处理方案的执行情况。

第5章 附则

第16条 本制度自颁布之日起实施，自实施之日起，原有相关制度即行废止。

第17条 本制度由采购部制定，经采购总监审批通过后实施。