采购订单跟踪管理制度

第1条 目的

为了促进采购合同或订单正常执行，满足企业物资需求，保持合理的库存量，确保企业生产经营活动正常进行，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于企业采购部所有采购专员跟踪订单全过程工作。

第3条 职责分工

采购专员按采购订单所载明的物资、品名、规格、数量及交期等进行跟踪。

第4条 采购订单跟踪的基本要求

采购订单跟踪的基本要求包括适当的交货时间、适当的交货质量、适当的交货地点、适当的交货数量及适当的交货价格。

第5条 跟踪订单接受情况

向供应商下订单之后，采购专员需及时了解供应商接受订单的情况。

1．在采购活动中，供应商会因担心最终被淘汰而拒单时，采购专员应要求供应商在接受订单后，及时向企业提供接受回执。

2．在供应商难以满足本企业的采购要求时，采购专员应改变价格、质量、交期等条件，在满足企业基本要求的基础上，与供应商进行充分沟通达成共识。

3．若供应商拒单，可以另选其他供应商，与供应商签订的订单要及时存单，以备后查。

第6条 跟踪订单处理情况

1．供应商接收订单后，采购专员应及时跟踪供应商订单处理状况，查看并确定供应商是否及时将订单安排生产或安排出货。

2．采购专员需审核订单无误后发给供应商，并要求供应商签字回传，其审核内容包括三点。

（1）熟悉订购的物资，确认名称、规格型号，数量，价格，确认质量标准。

（2）确认物资需求量，编制订单说明书。

（3）交期等要求表达清楚。

第7条 供应商备料过程监控

1．采购专员应严密监控供应商需要加工的物资的备料过程，确保其按计划执行。

2．采购专员在监控过程中发现问题要及时反馈，需中途变更的应立即解决，不可延误时间。

第8条 供应商生产过程跟踪

订购物资需求紧急或需求减少时，采购专员应通过跟单减少企业损失。

1．当订单物资需求紧急时，采购专员应立即与供应商协商，必要时可协助供应商解决疑难问题，确保物资的准时交付。

2．当市场滞销，对订单物资需求减少时，采购专员需尽快与供应商沟通，减少物资产量，或者协商是否可以延缓交货，必要时可以弥补供应商的损失。

第9条 采购订单催促

1．存货是使供应商规定的时间送达物资，既保证生产供应、又有效降低库存。

2．采购专员在跟单催货作业时，可采用以下6种方法，如表所示。

3．如果供应商没有按时交货，采购专员应该采取以下措施。

（1）联系供应商获得确切的交货时间,及时通知需求部门准确的到货时间。

（2）咨询技术人员、材料工程师等，看有无可替代材料。

（3）如果供应商交货超期或质量差，而且短期内无法改善的，采购部应该寻求其它供应货源或实施紧急采购作业。

第10条 供应商交货跟踪

采购部需严格对订单交付过程进行跟踪，确保物资质量满足企业要求。

1．供应商送货上门时，采购专员应会同质量管理部、仓储部等在现场按照订单对到物资的数量、单价、外观、质量等进行核查确认，合格后方可办理入库。

2．企业在供应商处提货时，需先要求供应商将提货通知单传真给采购专员，采购专员及时联系运输部等相关部门对物资进行点收后，进行装车提货。提货过程应详细记录物资情况，作为付款结算的依据。

第11条 供应商交货后跟踪

1．在所采购的物资交付使用后，采购专员要求请购部门对物资做相应的标示，并对物资后续使用状况进行跟踪和记录。

2．采购专员应按订单交付情况，及时按照规定的支付条款对供应商进行付款，并联系财务办理结算业务。

3．如果物资在使用过程中出现质量问题，采购专员应根据可追溯性标记查找物资来源，并及时联系供应商解决。重大质量问题需报采购经理进行协调和处理。

第12条 本制度由采购部制定，报经总经理审批后生效，修改、废止亦同。